Uongozi wa Kifedha wa Ukarimu: Kwa Nini Unataka Kutumia Utabiri Unaoendelea – Na David Lund

Utabiri wa mambo yanayoendelea si jambo jipya lakini lazima niseme kwamba hoteli nyingi hazitumii, na zinapaswa kutumika. Ni kifaa muhimu sana ambacho kinastahili uzito wake wa dhahabu. Hata hivyo, hakina uzito mwingi lakini mara tu unapoanza kutumia kimoja ni kifaa muhimu ambacho lazima uwe nacho kila mwezi, na athari na umuhimu wake kwa kawaida hupata uzito na kasi katika miezi michache ya mwisho ya mwaka. Kama hadithi katika fumbo zuri, inaweza kuchukua mgeuko wa ghafla na kutoa mwisho usiotarajiwa.

Ili kuanza tunahitaji kufafanua jinsi tunavyotengeneza utabiri unaoendelea na kuonyesha mbinu bora zinazozunguka uundaji wake. Kisha, tunataka kuelewa jinsi tunavyowasilisha matokeo yake na hatimaye tunataka kuona jinsi tunavyoweza kuyatumia kubadilisha mwelekeo wa kifedha, na kutupatia nafasi tena ya kutengeneza idadi yetu.

Mwanzoni lazima kuwe na bajeti. Bila bajeti hatuwezi kuwa na utabiri wa kudumu. Bajeti ya hoteli ya miezi 12 iliyo na maelezo kamili ambayo imekusanywa na mameneja wa idara, ikiunganishwa na kiongozi wa kifedha, na kuidhinishwa na chapa na umiliki. Hilo hakika linasikika kuwa rahisi na rahisi lakini si rahisi hata kidogo. Soma blogu ya pembeni kuhusu kwa nini inachukua "muda mrefu" kuunda bajeti hapa.

Mara tu bajeti yetu imeidhinishwa, inafungwa kabisa na hakuna mabadiliko mengine yanayoruhusiwa. Inabaki vile vile milele, karibu kama mammoth ya sufu kutoka enzi ya barafu iliyosahaulika zamani, haitabadilika kamwe. Hiyo ndiyo sehemu ambayo utabiri wa kuendelea unacheza. Mara tu tunapoingia mwaka mpya au mwishoni mwa Desemba kulingana na ratiba ya chapa yako, utabiri wa Januari, Februari na Machi.

Msingi wa utabiri wa siku 30, 60 na 90 hakika ni bajeti, lakini sasa tunaona mandhari iliyo mbele yetu wazi zaidi kuliko tulivyoona tulipoandika bajeti mnamo, tuseme, Agosti/Septemba. Sasa tunaona vyumba kwenye vitabu, kasi, vikundi, na kazi iliyopo ni kutabiri kila mwezi kadri tuwezavyo huku tukiweka bajeti kama ulinganisho. Pia tunajipanga na miezi ile ile ya mwaka jana kama ulinganisho wenye maana.

Hapa kuna mfano wa jinsi tunavyotumia utabiri unaoendelea. Tuseme tulipanga bajeti ya REVPAR mnamo Januari ya $150, Februari $140 na Machi $165. Utabiri wa hivi karibuni unaonyesha tunakaribia kidogo lakini tunarudi nyuma. REVPAR mnamo Januari ya $130, Februari $125 na Machi $170. Mchanganyiko ukilinganisha na bajeti, lakini ni wazi tuko nyuma kwa kasi na picha ya mapato si nzuri. Kwa hivyo, tunafanya nini sasa?

Sasa tunazunguka na mchezo unaelekea kwenye lengo la GOP kutoka mapato. Tunaweza kufanya nini ili kupunguza faida yoyote iliyopotea katika robo ya kwanza kutokana na kupungua kwetu kwa mapato kulikotarajiwa ikilinganishwa na bajeti? Tunaweza kuahirisha, kuchelewesha, kupunguza, kuondoa nini katika uendeshaji wetu linapokuja suala la mishahara na gharama katika robo ya kwanza ambayo itatusaidia kupunguza hasara bila kumuua mgonjwa? Sehemu hiyo ya mwisho ni muhimu. Tunahitaji kujua kwa undani kile tunachoweza kutupa kwenye meli inayozama bila kulipuka usoni mwetu.

Hiyo ndiyo picha tunayotaka kuunda na kusimamia. Tunawezaje kuweka mambo pamoja iwezekanavyo kwenye mstari wa chini hata wakati mstari wa juu hauonekani kama tulivyopanga kwenye bajeti. Mwezi baada ya mwezi tunafuatilia na kurekebisha matumizi yetu iwezekanavyo. Katika hali hii, tunataka tu kutoka katika robo ya kwanza huku sehemu kubwa ya ngozi yetu ikiwa bado imeunganishwa. Huo ndio utabiri unaoendelea.

Kila mwezi tulisasisha picha inayofuata ya siku 30, 60 na 90 na, wakati huo huo, tunajaza "miezi halisi" ili tuwe na mtazamo unaoongezeka kila wakati kuelekea lengo kuu - GOP iliyopangwa kwa bajeti ya mwisho wa mwaka.

Tutumie utabiri wa Aprili kama mfano wetu unaofuata. Sasa tunayo halisi ya Januari, Februari na Machi! Sasa naona nambari za YTD kufikia Machi na tuko nyuma katika mapato na GOP kwa bajeti, pamoja na utabiri wa hivi punde wa miezi 3 ijayo na hatimaye nambari zilizopangwa kwa miezi 6 iliyopita. Wakati wote ninaangalia zawadi - mwisho wa mwaka. Utabiri wa Aprili na Mei ni mkubwa lakini Juni ni dhaifu, na kiangazi bado ni mbali sana kupata msisimko. Ninachukua nambari zangu za hivi punde zilizotabiriwa za Aprili na Mei, na ninaona ni wapi naweza kufidia udhaifu wa Q1. Pia nina mwelekeo wa leseni kuhusu Juni, tunaweza kuzima nini na ukubwa sahihi ili tuweze kupitia nusu ya kwanza ya mwaka karibu au karibu sana na GOP iliyopangwa kwa bajeti.

Kila mwezi tunakamilisha mwezi mwingine na kuandika utabiri wetu. Huu ndio mchakato tunaoufuata mwaka mzima.

Tutumie utabiri wa Septemba kama mfano wetu unaofuata. Sasa nina matokeo ya YTD Agosti na picha ya Septemba ni nzuri, lakini Oktoba na hasa Novemba ziko nyuma sana haswa kwa kasi ya kikundi. Hapa ndipo ninapotaka kukusanya wanajeshi. Bajeti yetu ya GOP kufikia Agosti 31 iko karibu sana. Sitaki kupoteza mchezo huu katika miezi 4 iliyopita ya mwaka. Ninafanya kila niwezalo na timu zangu za usimamizi wa mauzo na mapato. Tunahitaji kuweka maalum sokoni ili kufidia picha laini ya kikundi. Tunahitaji kuhakikisha kuwa umakini wetu wa muda mfupi unazingatiwa. Tunaweza kufanya nini ili kuongeza mapato na kupunguza gharama?

Sio sayansi ya roketi, lakini ni jinsi tunavyosimamia bajeti. Tunatumia utabiri unaoendelea kutuweka karibu na bajeti ya mwisho wa mwaka iliyopangwa iwezekanavyo. Tulipokuwa nyuma tuliongeza kasi katika usimamizi wa gharama na mawazo ya mapato. Tulipokuwa mbele tulilenga kuongeza mtiririko.

Kila mwezi hadi utabiri wa Desemba, tunafanya densi ile ile kwa utabiri wetu wa kila wakati na bajeti. Ndivyo tunavyosimamia vyema. Na kwa njia, hatukati tamaa. Miezi michache mibaya hakika inamaanisha kuna mwezi mzuri mbele. Nimekuwa nikisema kila wakati, "Kusimamia bajeti ni kama kucheza besiboli."

Tafuta makala ijayo yenye kichwa "Moshi na Vioo" kuhusu jinsi ya kutotimiza ahadi na kutoa matokeo ya mwisho wa mwaka kupita kiasi na kujaza makabati yako kwa wakati mmoja.

Katika Hotel Financial Coach mimi huwasaidia viongozi wa hoteli na timu kwa kufundisha uongozi wa kifedha, semina za mtandaoni na warsha. Kujifunza na kutumia ujuzi muhimu wa uongozi wa kifedha ndio njia ya haraka ya kufanikiwa zaidi kazini na kuongezeka kwa ustawi wa kibinafsi. Ninaboresha kwa kiasi kikubwa matokeo ya mtu binafsi na ya timu kwa faida iliyothibitishwa ya uwekezaji.

Piga simu au andika leo na upange majadiliano ya bure kuhusu jinsi unavyoweza kuunda timu ya uongozi inayojihusisha kifedha katika hoteli yako.